Planilha ou sistema para assistência técnica: quando migrar

Atualizado em 19/10/2026

Planilha é um bom começo: é grátis e todo mundo sabe usar. O problema aparece quando o negócio cresce e a planilha vira a parte mais frágil da loja.

Sinais de que a planilha ficou pequena

Você procura uma OS antiga e demora minutos para achar.
Duas pessoas editam e uma sobrescreve a outra.
O estoque da planilha não bate com a prateleira.
Você não sabe o lucro do mês sem passar uma tarde somando.
O cliente liga perguntando do aparelho e ninguém sabe a resposta.
Um arquivo corrompido ou apagado significa perder o histórico.

O que um sistema resolve

Numeração automática e histórico por cliente e por aparelho.
Busca por nome, telefone, IMEI ou número da OS.
Estoque com baixa na OS.
Financeiro ligado às OS e às vendas.
Impressão de OS, etiqueta e termo de garantia.
Vários usuários com permissões diferentes.
Backup feito pelo fornecedor.

Perguntas para fazer antes de contratar

Tem teste grátis para usar com OS de verdade?
Os seus dados antigos (clientes, produtos) podem ser importados?
Funciona bem no celular e no computador?
Quem acessa o quê? Dá para limitar o que o técnico enxerga?
Existe backup e como funciona?
Há suporte em português e por qual canal?
O preço cobre o seu número de usuários e unidades?
O sistema emite nota fiscal? Se você precisa disso, confirme antes. O Gesatec, por exemplo, não emite nota fiscal.

Como migrar sem dor

Comece pelo cadastro de clientes e produtos, que podem ser importados de planilha. Passe a abrir as novas OS no sistema e termine as antigas na planilha. Em duas ou três semanas, a planilha vira só consulta.

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